TIETOSUOJASELOSTE ASIAKKAILLE JA SIDOSRYHMILLE
1 REKISTERINPITÄJÄ
Pharmac Finland Oy (1867730-0), Rajatorpantie 41 C, 01640 Vantaa
2 YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Tietosuojavastaava, Jouko Äärimaa (09) 3154 5800
3 REKISTERIN NIMI
Pharmac Finland Oy:n (jäljempänä “Pharmac”) asiakas- ja sidosryhmärekisteri
4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE
Henkilötietojen ensisijaisena käsittelyperusteena on asiakkaan tai palveluntuottajan ja
Pharmacin välinen asiakas- tai sidosryhmäsuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama
toimeksianto tai muu asiallinen yhteys kuten asiakkaan tai yhteistyökumppanin
edustaman yrityksen sopimuksen toimeenpano. Henkilötietojen käsittelyperusteena
voidaan käyttää myös oikeutettua etua, joka perustuu osapuolten väliseen asialliseen
yhteyteen.
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
- Asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin
hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta.
- Asiakassuhteiden analysointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut
kokonaisasiakkuuden ja Pharmacin liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät
tarkoitukset.
- Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely.
- Markkinatutkimuksen ja mielipidekyselyiden toteuttaminen.
- Yhteistyön suunnittelu ja toteuttaminen sekä niihin liittyvä viestinä.
- Ulkoistettuihin toimintoihin liittyvät lainsäädännölliset vaatimukset.
- Suoramarkkinointi potentiaalisille asiakkaille.
5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavankaltaisia tietoja:
- Nimi, kutsumanimi, henkilötunnus, asiakasnumero, sukupuoli, kieli, osoite,
puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot.
- Tietoja koskien rekisteröidyn tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa
tehtävässä.
- Rekisteröidyn itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute tai suoramarkkinointikiellot
sekä hänen itsestään antamat lisätiedot kuten asiakkuuteen liittyvät toiveet,
tyytyväisyystiedot, kiinnostuksen kohteet tai muut vastaavat tiedot.
- Muita asiakkuuteen liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi asiakkaaseen yhdistettävissä
oleva verkkosivujen käytöstä kerättävä tieto, kuten esimerkiksi käyttäjän IP-osoite,
käynnin kellonaika, vieraillut sivut, käytetty selaintyyppi (esim. Internet Explorer,
Firefox), verkko-osoite, josta käyttäjä on tullut verkkosivulle sekä palvelin, jolta
käyttäjä on tullut verkkosivulle.
- Tunnistamis- ja varmentamisvälineiden ja -palveluiden käyttöön liittyviä tarpeellisia
tietoja.
- Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.
6 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Pharmac säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin sopimus-, asiakas-, tai yhteistyösuhteen
hoitamiseen tai viranomaisvaatimuksiin perustuen on tarpeen
7 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Tietoja saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään ja rekisteröidyn asiakkuuteen,
palveluiden käyttöön, viestintään sekä asiointiin liittyvistä tapahtumista, tunnistamis-,
varmennus-, osoite-, päivitys- ja luottotietopalveluista tai muuta vastaavaa palvelua
tarjoavalta osapuolelta. Tietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn edustamaltaan
yritykseltä tai yhteisöltä sekä julkisista lähteistä.
8 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO
EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Tietoja ei luovuteta säännöllisesti EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Osa Pharmacin IT-
palveluista on kuitenkin ulkoistettu ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden
hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan. Niissä tapauksissa,
joissa Pharmacin palveluntarjoajat käyttävät EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella
sijaitsevia alihankkijoita, varmistetaan, että kyseiset tiedot on suojattu asianmukaisesti ja
kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vaatimalla tavalla käyttäen muun
muassa EU-komission mallilausekkeita.
9 KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain
erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen
oikeutetun työntekijän, ammatinharjoittajan tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella
käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle
annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea
käyttöoikeus
10 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN
OIKEUDET
10.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Pharmacin
asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen
kohdan 11 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.
Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
10.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn
rajoittamista
Rekisteröity voi tehdä tietojensa korjauspyynnön tämän tietosuojaselosteen kohdan 11
mukaisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan
henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa
Pharmacin vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
10.3 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään
rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus
saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää
nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
10.4 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos
rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
10.5 Muut oikeudet
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä
on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Pharmacille tämän
tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia
tietoja suoramainontaa sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
11 YHTEYDENOTOT
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien
käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Pharmaciin
sähköpostitse osoitteeseen pharmac@pharmac.fi, Pharmacin toimipisteessä tai postitse
osoitteeseen: Pharmac Finland Oy / Tietosuojavastaava, Rajatorpantien 41 C, 01640
Vantaa. Pharmac voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään
kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen
muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.
